A gestão de clínicas e consultórios é essencial para garantir a eficiência dos processos e melhorar o atendimento aos clientes e pacientes. Isso porque, um gerenciamento eficaz permite maior controle do que se passa na rotina, além de tomada de decisões mais seguras.
O conhecimento detalhado sobre as atividades e potencialidades da clínica reduz os riscos e evita retrabalho ou prejuízo. Com a grande competitividade do mercado é preciso administrar bem os recursos, o que traz mais clareza para o planejamento estratégico.
Neste post falamos sobre a gestão de clínica médica e como administrar de forma eficiente. Continue a leitura e veja as ferramentas que podem ajudar na gestão, bem como as contribuições do Método 3a para aumentar a visibilidade da sua marca!
O que é a gestão da clínica médica?
É o conjunto de práticas, métodos e ferramentas usados para manter os processos, atividades e equipes alinhados a fim assegurar o bom funcionamento no dia a dia da clínica ou consultório.
Dessa forma, a gestão engloba organização, controle financeiro e salários, gestão de pessoas, fluxo de processos, compra e estoque de insumos e materiais, ações de marketing e atendimento ao cliente/paciente. Assim como a proteção de dados de todos os envolvidos na clínica.
Áreas da gestão de clínica
A estrutura de uma clínica médica pode ser dividida por áreas, cada uma com responsabilidades específicas e que juntas se complementam e colaboram para a excelência na prestação de serviços.
De modo geral, uma instituição de saúde é composta de áreas e setores que dão suporte ao trabalho do gestor:
- Financeiro / Faturamento;
- Marketing
- Fidelização /Relacionamento com o Cliente;
- RH/Gestão de Pessoas;
- Call Center / Atendimento ao Paciente;
- Compras e estoque;
- Convênio Médico;
- Tecnologia da Informação (TI).
Como fazer uma gestão de clínica eficiente?
Organização e controle são palavras de ordem quando o assunto é gestão de qualquer tipo de empresa e mais ainda se tratando de uma unidade médica. Isso porque, a responsabilidade é maior quando envolve dados, informações, procedimentos e tratamentos de pacientes.
Assim, mais que um negócio, uma clínica médica tem o compromisso com a saúde e bem-estar do público, formado por diferentes perfis de pacientes. Internamente, o gestor precisa lidar com médicos, técnicos, atendentes e demais profissionais.
Pensando nisso, listamos algumas boas práticas de gestão:
Entenda e conheça o negócio
A boa gestão de clínicas e consultórios demanda um entendimento profundo das principais características, necessidades, particularidades e problemas da empresa. Conhecer a situação atual, permite não só a eficiência de gerenciamento, mas a criação de estratégias futuras mais consistentes.
Por isso, é preciso saber quais são os pontos fortes para aprimorar as atividades e processos e quais são os pontos fracos para buscar correções e melhorias. Quanto maior o domínio do negócio, maior a habilidade de evitar erros capazes de impactar o negócio e gerar uma percepção negativa na visão dos pacientes.
Crie uma rotina e processos administrativos
Processos otimizados, controlados e organizados viabilizam um fluxo de trabalho adequado e desempenho acima da média na rotina. Afinal, com os processos alinhados será mais fácil identificar um erro ou problema e encontrar soluções imediatas.
A satisfação do paciente está diretamente ligada à experiência vivenciada em todas as fases do atendimento. Atender e corresponder às expectativas de diferentes pessoas é um desafio e cabe ao gestor se preparar, para minimizar os efeitos de situações que nem sempre serão possíveis de evitar.
Dessa forma, quando os processos funcionam os pacientes entendem quando acontecem contratempos, preservando a confiabilidade e credibilidade da clínica. Na área da saúde, a menor falha pode comprometer drasticamente a imagem da marca.
Invista em tecnologia
Substitua o trabalho manual por versões automatizadas, pois, além de agilidade e padronização, a clínica ganhará uma equipe mais motivada e produtiva, além de menor incidência de erros.
Nesse sentido, uma solução tecnológica potencializa a gestão de clínicas, tornando os processos automáticos, desde o agendamento de consultas até a liberação do convênio médico. Com um sistema especializado e personalizado é possível desburocratizar e melhorar o atendimento ao paciente.
É importante que seja um software integrado, para unificar e armazenar as informações de todas as áreas em um só ambiente. A integração permite que o gestor tenha acesso a dados em tempo real, sem o risco de coletar informações desencontradas ou parar o trabalho dos profissionais para fazer perguntas.
Invista em treinamento e capacitação
Capacitar os colaboradores, além da preparação para lidar com os clientes e pacientes no dia a dia é uma estratégia motivacional. Os profissionais se sentem mais valorizados e pertencentes quando percebem que a empresa se importa e investe em sua carreira.
O treinamento pode ser específico, dependendo da área, assim como, ter uma abordagem mais ampla, envolvendo o relacionamento com o público nos ambientes físico e online. Isso porque, é crucial ter times alinhados com a cultura organizacional, motivados e dispostos a prestar um bom serviço e contribuir para o sucesso do negócio.
Invista em Marketing
As estratégias de marketing têm como missão agregar valor e contribuir para tornar a marca mais competitiva. Dessa forma, o gestor que investe em ações personalizadas de divulgação dos serviços e procedimentos médicos, tende a aumentar a eficiência gerencial e operacional ao atrair mais clientes para a clínica.
O marketing médico digital está cada vez mais popular, ganhando notoriedade nas redes sociais mais populares. O público moderno e virtual busca informações e esclarecimentos sobre a saúde na internet, por isso, ter um site e um blog educativos, fortalece a imagem da clínica como autoridade da área.
Ferramentas para ajudar a gestão da clínica médica
Além do sistema de gestão e atendimento especializado, o gestor pode ainda contar com ferramentas e instrumentos adicionais. São muitos os recursos que podem ser integrados ao software para melhorar os processos e a qualidade dos serviços prestados. Veja algumas dessas ferramentas:
Prontuário eletrônico
O prontuário é um mecanismo de registro de todo o histórico do paciente, das consultas aos resultados de exames. Nele, todos os dados são registrados, respeitando as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para facilitar a busca por informações e agilizar o trabalho de atendentes e especialistas junto aos pacientes.
Avaliação dos atendimentos
A satisfação do paciente pode ser medida por meio das pesquisas de satisfação ao final de cada atendimento. O uso de métricas como o Net Promoter Score (NPS) permite mensurar o grau de contentamento dos clientes, bem como as chances de se tornarem promotores naturais da clínica, para amigos e parentes.
Telemedicina
Durante a pandemia da Covid-19, as consultas online se tornaram um recurso emergencial para dar continuidade aos cuidados com a saúde, preservando a segurança. Nesse cenário, a Telemedicina deu certo e mesmo com a volta ao presencial foi incorporada ao atendimento de hospitais, clínicas e consultórios.
Além de agilizar o tempo dos pacientes é uma prática que reduz custos para a clínica e favorece a gestão financeira. Com uma boa conexão e sistema apropriado, o atendimento acontece com a mesma qualidade de uma consulta dentro do consultório médico.
Conte com a Método 3a
No Método 3a trabalhamos com um time especializado no planejamento personalizado de marketing levando em conta os objetivos e necessidades da sua clínica. Da construção de um site, gerenciamento de mídias pagas até os anúncios nas redes sociais, oferecemos suporte em todas as etapas.
A consultoria e suporte de uma agência especializada em marketing médico pode fazer total diferença na gestão de uma clínica médica. As ações que visam aumentar a visibilidade e consolidar a marca no mercado, combinadas com o trabalho gerencial e operacional, vão garantir um pacote completo e eficiente de gestão.
Se você gostou deste post e deseja impulsionar sua marca e garantir o posicionamento da sua clínica no ambiente online, entre em contato com a gente agora mesmo e saiba como podemos ajudar nesse desafio!
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