O sucesso de um negócio na área da saúde está associado a diversos fatores, além das especialidades médicas. A gestão de clínicas e consultórios é fundamental para garantir maior eficiência na prestação dos serviços a clientes e pacientes.
São muitos processos e burocracias que envolvem o controle e confidencialidade das informações, bem como a satisfação do público, de modo geral. O gerenciamento é importante para otimizar a rotina e melhorar o fluxo das atividades.
Neste post você vai entender melhor o que é a gestão desse tipo de empreendimento e sua importância. Continue lendo e veja boas práticas para fazer da sua clínica um negócio bem-sucedido e referenciado no mercado!
O que é a gestão de clínicas e consultórios?
É o conjunto de práticas que tem por objetivo a administração do empreendimento de saúde, visando a otimização dos processos e atividades diárias. Enquanto negócio, existem metas e objetivos para serem alcançados, o que depende da efetividade do gerenciamento.
A competitividade do mercado demanda das empresas maior organização e controle, o que torna a gestão de clínicas e consultórios mais que um conceito, um importante instrumento de potencialização dos resultados.
Nesse contexto, um bom gerenciamento de unidade médica envolve aspectos como:
- planejamento estratégico – objetivos e metas de médio e longo prazo;
- controle das operações – fluxo de atividades e processos, demandas e prioridades, infraestrutura e suporte;
- excelência no atendimento – agilidade e solução de problema;
- gestão financeira — contas a pagar e receber, fluxo de caixa, faturamento, compras;
- controle de estoque — reposição e armazenamento de insumos e materiais;
- treinamento – capacitação e atualização de especialistas, técnicos e atendentes;
- satisfação do cliente – reclamações, sugestões, fidelização;
- infraestrutura – manutenção, reparos, melhorias;
- gestão de pessoas – atração, retenção e valorização de talentos.
Qual é a importância da gestão de clínicas e consultórios?
O gerenciamento de uma unidade de saúde é desafiador mesmo para quem entende do negócio e funcionamento no dia a dia. Para tomar decisões seguras, todo gestor precisa de informações confiáveis, o que só é possível se houver organização e controle.
A gestão de clínicas e consultórios fornece elementos que se desenvolvem e ramificam para nortear ações e trazer resultados positivos, como:
Otimização da produtividade
Uma boa gestão eleva a produtividade não só das equipes, mas de toda a clínica ou consultório. Há um aproveitamento melhor de tempo e recursos que torna a relação custo-benefício favorável para o negócio.
Equipes produtivas sabem o que deve ser feito para desempenhar bem suas funções, quando podem contar com o suporte e direcionamento de um gestor atento.
Uniformidade em processos
Processos otimizados e uniformizados geram um aperfeiçoamento instantâneo nas operações de uma clínica médica. A gestão viabiliza um padrão que deve ser seguido por todos e que reflete na percepção do público, seja clientes ativos ou aqueles que estão em busca de soluções para os seus problemas.
Vale lembrar que estamos falando de um negócio que envolve a saúde e que ao menor erro, alguém pode ser prejudicado e a clínica ter o nome manchado para sempre, por isso a importância da organização interna.
Melhora na gestão financeira
Grosso modo, o controle financeiro envolve a entrada e saída do dinheiro, porém, nesse percurso pode surgir uma série de eventos que comprometem as finanças. As glosas médicas (não pagamento ou atraso no repasse por parte dos planos de saúde), por exemplo, interferem diretamente no fluxo de caixa.
Um pagamento que deixa de ser realizado causa uma diferença de saldo capaz de afetar o planejamento de compra de materiais ou insumos. Um cenário com efeito de
“bola de neve” que existe expertise do gestor para lidar com as situações e minimizar os efeitos.
Pacientes mais satisfeitos
As expectativas do público médico são variadas, pois dependem da situação vivenciada por cada cliente ou paciente. Enquanto uns investem nos cuidados preventivos, outros estão em tratamento para um diagnóstico de doenças já definido.
Há consultas e procedimentos mais ou menos complexos e a forma de atendimento, a atenção para reduzir o tempo de espera e a comodidade presencial e online fazem total diferença, determinando a satisfação e fidelização — a gestão tem um papel fundamental na adoção e implementação de estratégias no setor de atendimento.
Gerenciamento de rotina e burocracias
A burocracia na área de saúde é um mal necessário, considerando a seriedade de lidar com dados e informações pessoais dos pacientes. Do preenchimento de um formulário à coleta de material para exames, os processos devem ser executados com um máximo de cuidado e atenção.
Estabelecer um fluxo padronizado de atividades faz parte das atribuições da gestão de clínicas e consultórios. É preciso respeitar as normas da LGPD, por exemplo, e determinar a forma de uso de fichas, etiquetas, formulários e demais documentos.
Times bem estruturados
A eficiência do atendimento é tão importante quanto a efetividade das operações, quando o assunto é bem-estar e qualidade de vida. O atendimento realizado por uma equipe capacitada, técnica e humanamente, que sabe lidar com as dores e problemas individuais tende a ser o principal motivo de escolha de uma clínica ou consultório.
Uma experiência positiva não só estimula as pessoas a voltarem, como a fazer recomendações a amigos e parentes. O promotor natural de uma marca é resultado da confiança e autonomia que o gestor transfere para o time.
Como realizar uma boa gestão de clínicas e consultórios?
O gerenciamento é uma junção integrada de pessoas e processos, para maior fluidez das atividades cotidianas. A gestão bem-sucedida de uma unidade de saúde gira em torno dos objetivos do negócio levando em consideração os pacientes/clientes, os recursos disponíveis e as equipes.
Como sugestão de práticas para uma gestão profissional e competente da sua clínica ou consultório, destacamos:
Mapeie as necessidades de sua clínica
O primeiro passo é avaliar o cenário atual da clínica para identificar as necessidades de aprimoramento ou mudanças nas operações e/ou processos. Esse mapeamento fornece elementos e insights que podem ser usados na etapa seguinte.
Estruture um planejamento voltado aos objetivos
O planejamento estratégico deve estar vinculado aos objetivos e metas, de curto, médio e longo prazo. A ideia é planejar as estratégias, dividindo em planos de ações para cada setor, com seus projetos, processos e atividades que estejam em andamento ou serão implantados.
Vale salientar que os objetivos de um negócio englobam tanto o mercado quanto as atividades internas, uma vez que as tendências e comportamento do público-alvo são determinantes para definição do tipo gerenciamento que será aplicado internamente.
Aposte em treinamentos de equipe
Treinar a equipe é manter a base sempre atualizada, de acordo com as tendências mercadológicas e ações dos concorrentes. É preciso capacitar atendentes, técnicos e especialistas, cada um em sua área de atuação e interação com os clientes e pacientes.
Invista na tecnologia
As soluções tecnológicas para a área médica estão cada vez mais modernas, seja para integrar os setores, facilitar o fluxo de pagamentos e recebimentos ou registrar as informações completas sobre os pacientes, como é o caso dos prontuários eletrônicos — considere o uso de ferramentas para reduzir a margem de erros, otimizar o tempo e motivar os times que deixam de executar tarefas manuais.
Esteja atento aos impostos
Como todo negócio, existe uma carga tributária para clínicas e consultórios que não deve ser esquecida ou negligenciada. Pagar os impostos em dia, além de evitar multa e juros, reduz o risco de problemas com a Receita Federal que dependendo da gravidade pode impedir o funcionamento da empresa.
Reúna indicadores e dados
Com o uso de sistemas é possível gerar e transformar dados em indicadores que serão usados para mensuração e análise dos gestores. Com isso, as informações contidas nos relatórios servem de base para a tomada de decisão, especialmente no que envolve investimentos, custos e satisfação dos clientes e pacientes.
Desenvolva o seu marketing
A promoção da imagem é altamente recomendada como estratégia de marketing, uma vez que marcar presença e construir uma reputação online se tornou fator competitivo. O agendamento online e as consultas realizadas por Telemedicina indicam um movimento cada vez maior de atendimentos pela internet.
O marketing médico é, portanto, uma forma de atrair mais clientes que, bem-atendidos, terão motivos para voltar. A divulgação de campanhas ao longo do ano, o destaque para especialidades e procedimentos feitos em anúncios personalizados aumenta o interesse do público em busca de cuidados com a saúde.
Alavanque a sua gestão de clínicas e consultórios com o Método 3a!
A gestão de clínicas e consultórios não se concentra apenas nos processos e questões burocráticas. É preciso incluir ações que mostrem os diferenciais em relação à concorrência e, nisso, uma agência especializada de marketing pode ajudar com estratégias personalizadas.
Na Método 3a, nosso time de especialistas é capacitado e preparado para dar todo o suporte à gestão na construção de uma marca forte e consolidada. Traçamos um plano estratégico de acordo com os objetivos e necessidades da sua clínica ou consultório para impulsionar o negócio de modo sustentável.
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