A eficiência de uma empresa está diretamente ligada à organização e otimização dos processos para agilizar o atendimento ao cliente. Na clínica ou consultório, parte dos serviços pode ser absorvida pela automatização com a ajuda do prontuário eletrônico.
Com ele, não é preciso manter um espaço físico para armazenar documentos impressos, gerar grande volume de papel ou correr os risco de erros no preenchimento manual pelo médico responsável.
Neste post você confere o que é e como funciona o prontuário eletrônico. Continue lendo e veja os benefícios de contar com a ferramenta na clínica médica e como preencher as informações mais importantes!
O que é e como funciona o prontuário eletrônico?
É um documento preenchido digitalmente e que contém informações sobre o paciente, trazendo o histórico de serviços e atendimentos. Nele constam a identificação, exames, anamneses, diagnósticos prévios e fechados, tratamentos realizados, entre outros.
Qualquer dado que seja relevante para facilitar o atendimento médico será inserido no prontuário em sistema automatizado. Assim, não é mais preciso manter pastas com versões impressas e arquivos físicos, por exemplo.
O prontuário eletrônico é seguro?
O certificado digital garante a veracidade e segurança das informações, permitindo que o preenchimento online seja validado. Por meio do prontuário eletrônico, os médicos e profissionais autorizados conseguem acessar os dados de um paciente de qualquer dispositivo conectado à internet, sempre que necessário.
Lei do prontuário eletrônico
Existe uma lei específica (Lei 13.787) sobre a digitalização e utilização de sistemas informatizados para a guarda, armazenamento e manuseio de informações de paciente.
Uma legislação que engloba o prontuário eletrônico e estabelece critérios e regras sobre esses tipos de arquivos digitais, considerando também a validade, autorização e prazos para descarte do histórico médico.
Para que serve o prontuário eletrônico?
O prontuário eletrônico foi criado para disponibilizar informações mais rápidas sobre o paciente em substituição à morosidade do trabalho manual. Além de oferecer facilidades aos profissionais em atendimento, o acesso automatizado é restrito, preservando a confidencialidade médica.
O prontuário eletrônico tem uma vida útil maior, considerando que o documento é contínuo, ou seja, não requer refação cada vez que o paciente for atendido. Seja o mesmo médico ou um uma nova especialidade, pelo sistema, o profissional do momento consegue “puxar” todo o histórico.
Assinatura no prontuário eletrônico
O certificado digital é como uma espécie de identidade de reconhecimento no ambiente virtual. É ele quem garante a proteção e integridade dos dados e documentos armazenados de modo online.
Por meio da assinatura digital, as informações médicas são validadas, comprovando sua autenticidade e autorização para ser usado de acordo com as necessidades de atendimento em uma unidade de saúde.
Benefícios de usar prontuário eletrônico
A principal vantagem de implementar e usar o prontuário eletrônico é facilitar o atendimento, no entanto, os ganhos são ainda maiores, pensando na praticidade e fluidez dos processos, o que contribui para o bom gerenciamento do fluxo de atividades dentro da clínica.
Com a versão online existem mais alguns benefícios de adotar o prontuário digital, que não se limitam ao atendimento do paciente e impactam os resultados da clínica, se tratando de gestão e finanças. Confira!
Redução de custos
Os gastos com papel e impressão podem representar uma grande fatia nas finanças da clínica e que nem sempre são recuperados na receita. Com o prontuário eletrônico, os custos são reduzidos, tanto na compra dos materiais e insumos quanto na manutenção do espaço físico e designação de um colaborador para cuidar do arquivo.
Integração das informações
Todos os documentos do prontuário eletrônico são digitalizados, podendo partir de uma versão impressa ou da importação de dados de outro sistema. Assim, as informações são integradas, centralizadas e atualizadas de modo que não há riscos de perder o histórico de nenhum paciente.
Vale ressaltar, o período mínimo de 20 anos, determinado pelo Conselho Federal de Medicina para a guarda do prontuário impresso. Dessa forma, ao implementar o prontuário eletrônico a clínica pode orientar o paciente a solicitar os arquivos nas unidades de saúde anteriores e atualizar sua base de dados – uma estratégia para fidelizar os novos e antigos pacientes.
Facilidade do acesso aos dados do paciente
O prontuário permite um acesso rápido a todo o histórico do paciente, de modo simples e seguro. Em dias de agenda lotada, atendimentos emergenciais ou consultas por Telemedicina, por exemplo, esse é um recurso bastante benéfico ao facilitar o trabalho médico.
Arquivos e exames anexados
Muitos pacientes precisam realizar exames e procedimentos que geram imagens a serem analisadas pelo médico. Seja para buscar diagnóstico, verificar a eficácia de um tratamento ou evolução de um problema, o prontuário eletrônico permite anexar arquivos.
Além das fotos, vídeos e imagens é também possível manter em arquivo receitas vitalícias e cópias de exames. Um ganho para o paciente e para a clínica, uma vez que evita a repetição de procedimentos, a geração de custos e o retrabalho.
Segurança dos dados
Levando em conta as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é fundamental ter um sistema de atendimento que seja capaz de resguardar a clínica em relação à segurança de uso e tratamento de dados.
O sistema de prontuário eletrônico possui mecanismos de precaução para assegurar a privacidade, confidencialidade e integridade dos dados e informações de pacientes. O armazenamento em ambiente digital impede o acesso de pessoas não autorizadas, limitado apenas aos profissionais que detêm login e senha.
Como preencher o prontuário eletrônico?
Os campos de preenchimento obrigatório em um prontuário eletrônico estão listados na Resolução CFM 1638/2002. São eles:
Identificação do paciente
Nome completo, data de nascimento (dia, mês e ano com quatro dígitos), sexo, nome da mãe, naturalidade (indicando o município e o estado de nascimento), endereço completo (nome da via pública, número, complemento, bairro/distrito, município, estado e CEP).
Exame
Anamnese, exame físico, exames complementares solicitados e seus respectivos resultados, hipóteses diagnósticas, diagnóstico definitivo e tratamento efetuado;
Evolução do paciente
Com data e hora, discriminação de todos os procedimentos aos quais o paciente foi submetido e identificação dos profissionais que os realizaram, assinados eletronicamente quando elaborados e/ou armazenados em meio eletrônico.
Relato médico em casos emergenciais
Nos casos emergenciais, nos quais seja impossível a colheita de história clínica do paciente, deverá constar relato médico completo de todos os procedimentos realizados e que tenham possibilitado o diagnóstico e/ou a remoção para outra unidade.
Responsabilidade sobre o prontuário
Assegurar a responsabilidade do preenchimento, guarda e manuseio dos prontuários, que cabem ao médico assistente, à chefia da equipe, à chefia da Clínica e à Direção técnica da unidade.
O prontuário eletrônico é um excelente aditivo à estrutura de atendimento ao paciente que agrega valor aos serviços da clínica. Com o registro e armazenamento automatizado do histórico médico é possível acompanhar cada indivíduo ao longo da vida e oferecer um atendimento personalizado, o que fortalece o relacionamento e estimula a fidelização. Se você gostou deste post e deseja melhorar o desempenho da sua clínica enquanto negócio aproveite para conferir nossas 5 dicas de como fazer a gestão eficiente de uma unidade médica!
