Entre as ferramentas de gestão para acompanhar e validar as ações implementadas em uma empresa está o 5W2H. O método simples e eficiente colabora para que tanto os projetos quanto as atividades de rotina sejam executados de acordo com o que foi planejado.
Sua aplicação permite maior controle e mapeamento dos processos existentes em uma clínica médica. Em forma de perguntas, permite maior clareza para encontrar as respostas e soluções mais adequadas.
Neste post trazemos o conceito e significado da sigla 5W2H, além das vantagens de uso em clínicas e consultórios. Continue lendo e veja como utilizar essa ferramenta na área médica!
O que é a ferramenta 5W2H?
A metodologia criada na indústria automobilística japonesa a partir dos estudos sobre qualidade, é um recurso de gestão usado estrategicamente para guiar a organização e execução das ações necessárias para o bom andamento de um negócio.
Quais são os elementos que compõem o 5W2H?
A ferramenta é muito útil na confecção de planos de ação a partir das muitas ideias surgidas nas reuniões de gestão e planejamento estratégico. Os componentes da sigla fazem questionamento, verificando se as ações sugeridas serão eficazes.
É constituída de palavras em inglês que trazem os seguintes significados:
5W
– What – o que deve ser feito?
– Why – por que precisa ser realizado?
– Who – quem deve fazer?
– Where – onde será implementado?
– When – quando deverá ser feito?
2H
– How – como será conduzido?
– How Much – quanto custará esse projeto?
Quais são as vantagens do uso do 5W2H em clínicas e consultórios?
A aplicabilidade desse método beneficia todos os segmentos e ramos de atuação empresarial, inclusive o da saúde.
Seja em negócios B2B, ou B2C, montar planos de ação com uma visualização mais clara sobre os processos acarreta ganhos significativos. Veja alguns deles!
Facilidade de uso
Comparada a outras ferramentas e metodologias, o 5W2H é muito fácil de utilizar, economizando tempo e dinheiro. Tudo o que você precisa é criar um quadro com as perguntas e espaço de preenchimento das informações.
Facilita o planejamento interno
Pode ser que, nas atribulações e ocorrências do dia a dia, o fluxo dos processos e do trabalho pareça confuso e desordenado. O 5W2h ajuda a colocar as atividades em ordem, estabelecendo um padrão de rotina, de modo que todos saibam o que deve ser feito.
Equipe mais integrada
Uma rotina padronizada e ordenada integra e uniformiza a equipe e o trabalho realizado. Cada profissional, em sua área, consegue identificar suas responsabilidades e atribuições, sabendo os impactos que podem causar no trabalho do outro.
Diversidade de aplicações
Com tantas perguntas a serem feitas e que abrem infinitas possibilidades de respostas, a ferramenta é diversa e eficaz em muitos contextos. Em uma clínica médica, pode ser aplicada tanto no atendimento quanto na gestão de convênios, por exemplo, e apresentar diferentes resultados.
Otimização de tempo
O 5W2H é um recurso dinâmico e ágil, devido à sua configuração de aplicabilidade dentro de um processo. Com respostas rápidas e simples, otimiza o tempo e os recursos, ajudando no mapeamento e execução das atividades.
Aumento de objetividade
O mercado é cíclico e oscilante, exigindo das empresas, não importa o segmento, uma atuação mais direcionada e precisa. O método é objetivo e vai direto nas questões mais importantes, para nortear o gerenciamento, de pessoas e processos.
Mais rapidez para a tomada de decisão
A ferramenta é grande aliada da gestão que precisa ter segurança ao tomar decisões, sobretudo, que podem impactar a satisfação dos pacientes e eficiência do negócio. Ao menor deslize, uma clínica ou consultório pode ter sua credibilidade afetada e o 5W2H funcionar como instrumento preventivo para os gestores.
Como utilizar o 5W2H no meio médico?
Do atendimento aos procedimentos de consulta ou exames, o 5W2H pode ser aplicado com a finalidade específica de cada área e processo. Trouxemos algumas dicas de passos para implementar a ferramenta no planejamento estratégico da sua clínica.
Responda cada pergunta do 5W2H
É importante seguir as perguntas do método para estruturar o processo em uma ordem que permita visualizar o processo, integralmente. À medida que as respostas forem dadas, as questões que envolvem as atividades serão elucidadas e, com isso, a rotina se torna mais clara.
Não é possível definir um responsável, sem saber antes o que precisa ser feito ou, qual o orçamento necessário sem a definição de quando deve ser entregue. Uma pergunta leva à outra, escalonando as questões até chegar ao fechamento do ciclo do processo.
Conte com recursos de apoio como planilhas
Elaborar o 5W2H manualmente pode ser trabalhoso e ocasionar erros, por isso, recorra à tecnologia como suporte. As planilhas eletrônicas são eficientes, pois permitem a criação de abas com a criação de células e abas bem distribuídas.
Você pode desenvolver uma ou mais planilhas, separando os projetos e processo e em seguida vincular os documentos para acesso de todos os envolvidos. A ferramenta, quando integrada, facilita o trabalho e visualização das equipes que enxergarão as mesmas informações.
Esteja pronto para se adaptar
É importante salientar que o 5W2H consiste em uma metodologia flexível e adaptável, que pode ser alterada a qualquer momento. Portanto, mesmo com todas as perguntas feitas e respostas dadas, esteja preparado para fazer mudanças.
Seja para atender a demandas específicas do mercado, lançar uma campanha de saúde ou reestruturar as operações da clínica. O ponto positivo dessa ferramenta está em aceitar ajustes, ainda que as atividades, processos ou projetos estejam em andamento.
Busque feedbacks
Os feedbacks, seja de clientes, pacientes ou colaboradores são essenciais para saber o que está dando certo e o que pode ser melhorado. Procure ouvir todos aqueles que são diretamente impactados pelas ações implantadas.
A visão das pessoas pode ser diferente do que a gestão enxerga como o melhor para a clínica e para o negócio em si. A escuta ativa permite ver os processos sob diversos pontos de vista e que podem trazer percepções diferentes, gerando insights capazes de contribuir para a melhoria dos processos.
Conte com suporte especializado
Embora seja um método de aplicação simples, barata e rápida, é válido contar com a ajuda de especialistas para maior usabilidade do 5W2H. A expertise de mercado e também de operação do suporte especializado dá mais segurança ao gestor em suas decisões, aumentando as chances de sucesso do negócio.
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Nosso trabalho é fazer com que ferramentas como o 5W2H sejam utilizadas conforme as necessidades e objetivos do negócio. Assim, sua clínica ou consultório terá processos personalizados, adequados à rotina, observando as demandas e gargalos das atividades diárias.
Com um time de especialistas capacitados, atualizados e sintonizados com as variações do mercado, criamos um pacote de serviços para aumentar a eficiência e visibilidade, credibilidade e reputação da sua marca.
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