Para garantir a saúde financeira de um negócio é fundamental ter o controle rigoroso sobre a entrada e saída do dinheiro. O livro caixa serve para manter o registro das operações e transações monetárias da empresa.
Como ferramenta de gestão auxilia o trabalho de escrituração contábil dos lançamentos referentes aos atos e fatos administrativos do negócio. Um instrumento indispensável para clínicas médicas no gerenciamento adequado das finanças.
Neste post você vai entender melhor o que é e como funciona o livro caixa além de sua importância na gestão financeira. Continue lendo para conhecer seus benefícios e como implementar na sua clínica!
O que é um livro caixa?
É um documento onde são registrados todos os pagamentos e recebimentos da empresa em um determinado período. Tudo que entra e sai do caixa ou banco deve ser anotado com as devidas descrições referentes aos valores movimentados.
As transações devem constar no livro caixa, sejam elas feitas em dinheiro, débito, cheque ou transferências por TED, DOC e PIX. Pagamentos em cartão de crédito à vista ou parcelados exigem mais atenção, considerando as datas de compensação.
O registro de todas as despesas fixas e variáveis é obrigatório, assim como as receitas referentes aos serviços prestados. Ao final do período definido, o relatório contábil precisa encontrar conformidade entre os lançamentos e o saldo financeiro.
Importância do livro caixa na gestão financeira
Muitos objetivos de médio e longo prazo dependem da disponibilidade de recursos financeiros.O livro caixa preenchido com eficiência permite uma visão mais ampla e estratégica do negócio, viabilizando os planos de investimentos e melhorias.
Os registros do livro mostram a realidade financeira da empresa do ponto de vista contábil, possibilitando um comparativo entre o previsto e o realizado. Dessa forma, a gestão consegue adequar o orçamento de modo que o próximo período seja mais alinhado.
Como nem sempre um saldo positivo representa lucratividade é primordial acompanhar as operações de perto, cruzar as informações e é pela escrituração originada do livro que o gestor terá embasamento para tomar decisões mais seguras.
Como funciona o livro caixa?
Sendo uma ferramenta de controle e gestão é recomendável que os registros no livro caixa sejam diários, para evitar esquecimentos ou acúmulo de anotações. Para manter o documento atualizado é preciso considerar as seguintes inclusões:
Entradas e saídas de recursos
Com a descrição detalhada de cada transação, tudo o que entra e sai da clínica se tratando de dinheiro deve compor o livro caixa. O lançamento das receitas e despesas é feito em ordem crescente, ou seja, de acordo com cada operação realizada.
Para as clínicas que atuam em parceria com os convênios médicos o controle de reembolsos demanda atenção, devido às datas de repasse. Muitos negócios na área da saúde têm impactos financeiros em decorrência das glosas médicas.
Saldo diário
O saldo deve ser atualizado após cada transação para assegurar à gestão o controle efetivo e contínuo do dinheiro. Ciente do saldo, o gestor consegue dar seguimento em processos que envolvem o uso de recursos financeiros.
Categorias de receitas e despesas
Junto com a descrição das transações, as categorias são criadas para classificar as receitas e despesas facilitando a escrituração e elaboração dos relatórios contábeis. Um processo que facilita a identificação das contas e análise financeira.
Benefícios do uso do livro caixa para médicos
O livro caixa preenchido e atualizado corretamente confere uma visão macro do negócio e possibilidades de melhorar a gestão como um todo. Veja as vantagens desse instrumento contábil.
Controle financeiro aprimorado
A cada lançamento, seja de saída ou entrada, o saldo é atualizado trazendo um resultado real e concreto. Os números não mentem o que, se tratando das finanças, tem um peso ainda maior, já que um passo errado pode deixar a clínica no vermelho e gerar prejuízos graves.
Identificação de despesas desnecessárias
Muitas despesas podem ser evitadas ou adiadas, dependendo da necessidade de compra ou gastos. O livro caixa contribui para que o gestor consiga enxergar para onde está indo o dinheiro e se faz sentido para o negócio — o próximo período pode ser mais enxuto e econômico.
Planejamento financeiro
Todo negócio requer um mínimo de planejamento observando as demandas de curto, médio e longo prazo. O livro fornece elementos essenciais para compor o planejamento financeiro para tomada de decisão mais assertiva por parte da gestão.
Conformidade fiscal
Na movimentação do dinheiro empresarial as atividades financeiras e contábeis devem caminhar lado a lado para chegar ao final do período com um alinhamento fiscal positivo.
A regularidade no preenchimento do livro caixa reduz as ocorrências de não conformidade e todo o desgaste de identificar despesas ou receitas não lançadas. Dos recibos às notas fiscais emitidas, tudo deve estar de acordo e “bater” com o saldo.
Passos para implementar um livro caixa na sua clínica
A área financeira-contábil exige uma estrutura que engloba planejamento e processos para garantir uma gestão eficaz. No caso do livro caixa é importante organizar e seguir uma rotina operacional de lançamentos.
Para ter sucesso na implementação, considere alguns aspectos de relevância:
Escolha do formato: manual ou digital
Há diversas maneiras de colocar um livro caixa em prática, o que vai depender do volume de lançamentos da sua clínica. Quando preenchido manualmente pode tomar mais tempo e ter riscos de esquecimento.
A planilha eletrônica, normalmente o Excel, é uma alternativa barata e eficiente, porém também com risco de perda de informação em caso de um arquivo corrompido. Um software de gestão que contempla módulos financeiro e contábil oferece mais segurança, sobretudo, com a possibilidade de fazer backup.
Treinamento da equipe
Toda a equipe financeira deve conhecer o livro caixa, sua importância e preenchimento. Classificar e categorizar corretamente cada despesa e receita é tão importante quanto o lançamento diário no livro, por isso, as pessoas envolvidas nesse processo devem ser treinadas e atualizadas constantemente.
Regularidade de atualização
O ideal é que o livro caixa seja alimentado todos os dias, a cada valor de entrada e saída, mas é possível estabelecer um dia da semana para fazer todos os lançamentos, desde que a atualização seja constante e garanta que o gestor tenha um cenário real em mãos para análise sempre que necessário.
Consistência nos registros
Lançamentos inconsistentes podem gerar erros graves e difíceis de identificar, colocando em risco a veracidade dos relatórios contábeis. Do livro caixa são extraídas todas as informações financeiras que passam pela escrituração para compor a base analítica da gestão.
Revisões periódicas
Não só no livro caixa, mas em todas as atividades financeiras é fundamental rever os processos e operações. Uma precaução que ajuda a prever e corrigir erros em tempo hábil para que, ao final do período, todas as movimentações e transações estejam formalizadas.
Conte com a Método 3a médico para otimizar a gestão financeira da sua clínica
Do ponto de vista operacional, a saúde financeira de uma empresa depende de organização, planejamento e controle. Do ponto de vista gerencial, para ter dinheiro é preciso investir em estratégias e ações de atração e retenção de clientes.
O marketing médico se tornou um forte aliado das clínicas e consultórios nesse sentido e esse é o trabalho que desenvolvemos na Método 3a. Ajudamos sua clínica a ter mais visibilidade no ambiente online e potencializar a captação de pacientes.
Pensando em finanças, nosso principal objetivo é fazer com que sua clínica médica cresça com uma rentabilidade consistente. Contamos com um time especializado que não medirá esforços para que seu livro caixa seja preenchido com mais receitas e menos despesas.
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